Effizienz und Sicherheit
Die elektronische Signatur funktioniert wie ein digitaler Fingerabdruck, den zwei oder mehr Parteien unter einen Vertrag setzen und damit diesen besiegeln. Ein eSignatur-Tool ermöglicht es Ihnen, das Dokument online rechtsgültig zu signieren. Damit dieser Vorgang sicher ist, muss sich jeder Nutzer der Software identifizieren – entweder per E-Mail und somit mit niedriger Sicherheit oder per Ausweis oder Pass auf der höchsten Sicherheitsstufe. So wie die ursprüngliche handschriftliche Signatur ist auch die eSignatur individuell. Ein Algorithmus erstellt zwei Zahlenketten, die wie Schlüssel funktionieren. Die eine Zahlenkette ist öffentlich, die andere privat. Letztere dient dem Unterschreibenden zur Authentifizierung. Nun erstellt der Algorithmus verschlüsselte Daten, die auch Hash genannt werden und dafür sorgen, dass die Unterschrift sicher vermittelt wird. Sie sind mit einem Zeitstempel versehen. Wird das Dokument erneut bearbeitet, ist die Unterschrift ungültig und der öffentliche Schlüssel dient nicht mehr zum Öffnen der Datei. Die Vertragspartei, die das Dokument ausstellt, muss nun ein neues Dokument mit einer neuen Anfrage zur Unterschrift versenden.
Anwendungsgebiete
Ein typischer Prozess, in dem eine elektronische Signatur zum Einsatz kommen kann, ist beim Unterschreiben von Mietverträgen. Immobilienmakler, die bisher persönlich mit ihren Mandanten und Kunden in Kontakt treten mussten, um ein Vertragsdokument gültig zu machen, können nun all diese Schritte sparen und den Vertrag direkt online unterschreiben lassen.
Aber auch elterliche Einstimmungen und die klassische Altersüberprüfung können mit Hilfe von elektronischen Signaturen vereinfacht werden. Möchte ein Gaming-Unternehmen beispielsweise sicherstellen, dass seine Kunden über 18 Jahre alt sind, kann mit der eSignatur gezielt das Alter überprüft werden. Die Unterschrift gilt nicht nur vom Computer aus, sondern auch von anderen mobilen Endgeräten, sodass dieser Vorgang besonders nutzerfreundlich ist.
Egal zu welcher Branche ein Unternehmen gehört, jede Firma benötigt ab einer bestimmten Größe Mitarbeiter. Geht das über das Anstellen von ein oder zwei Personen im Jahr hinaus, kann es hilfreich sein, den Prozess des Onboarding zu optimieren. Typischer Papierkram wie das Unterschreiben der Arbeitsverträge, Kontaktformulare und automatischen Gehaltsabrechnungen kann so deutlich effizienter über die Bühne gehen. Sowohl der Arbeitgeber als auch der neue Arbeitnehmer profitieren von einer solchen Modernisierung.
Flexibilität und Wirtschaftlichkeit
Das digitale Signieren von Dokumenten ist besonders effizient und flexibel. Da Papier gespart wird und die Parteien nicht zueinander fahren müssen, ist das eSigning auch klimafreundlich und kostengünstig. Es übertrifft also in vieler Hinsicht die ursprüngliche handschriftliche Signierung. Ein Unternehmen, das in eine solche Technologie investiert, vereinfacht viele Arbeitsschritte und verspricht seinen Kunden unkompliziertes Interagieren. Eine guter eSigning-Anbieter nimmt dem Unternehmen selbst den Druck, diese Prozesse zu organisieren und liefert ein selbsterklärendes und zuverlässiges Produkt, das den Arbeitsalltag vereinfacht. So profitieren alle Beteiligten.
